如何論證這個項目是否值得投入?通常,可以從三個不同的維度來論證,以確保項目是經(jīng)過全面考慮才確定投資的,而且需要建立一個長期的業(yè)務(wù)論證機制對項目進行持續(xù)論證,以確保發(fā)起項目的理由一直存在。
論證項目價值的三個維度分別是項目是值得做的、有能力交付和有能力實現(xiàn)收益。
1.項目是值得做的
作為一種大規(guī)模投入行為,項目必須是有收益的。這一點應(yīng)該由掌控資源的出資方代表或項目發(fā)起人(Project Sponsor)來判斷。如果是在企業(yè)內(nèi),他們往往是掌握權(quán)力和資源的高層領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)他們決定發(fā)起一個項目時,一定已經(jīng)想到了項目的收益。作為承接項目的負責(zé)人或項目經(jīng)理,必須思考發(fā)起人心中的項目收益是什么,而且要協(xié)助項目發(fā)起人明確和量化他們心中的收益,因為很可能從項目發(fā)起人那兒傳遞過來的項目預(yù)期收益都是一些聽起來比較虛幻的或無形的收益名稱且無法衡量。我們要做的就是想辦法把收益進一步明確為可衡量的指標,來確認這個收益是否真的對企業(yè)有價值。應(yīng)該由誰來判斷項目的收益是否真的是企業(yè)所需要的價值呢?還得是項目發(fā)起人或項目發(fā)起人代表。因為這是個投資行為,誰出錢就由誰來判斷,哪個部門出錢哪個部門話語權(quán)就大。
2.有能力交付
項目有收益、有價值是前提條件,但還得有能力交付才行。一些企業(yè)高層很重視不斷地發(fā)現(xiàn)有價值的商業(yè)機會或內(nèi)部優(yōu)化提升的機會,但是企業(yè)的資源和能力有限,還有很多日常運營的工作要做,因此必須認真考慮企業(yè)的能力有多大,是否真的在期望的時間和資源要求內(nèi)交付得了這個項目。這個問題,必須由負責(zé)承擔(dān)具體交付任務(wù)的人來回答,準確地說誰負責(zé)干活就由誰來回答。而且,要確保負責(zé)交付的人對自己的能力可以準確地判斷,如果貿(mào)然地啟動一個超出自己能力范疇的項目往往會失敗,甚至可能讓企業(yè)遭受致命的打擊。華為的創(chuàng)始人任正非有一句名言:“領(lǐng)先一步叫先進,領(lǐng)先三步叫先烈,因此華為每次只走半步。”
3.有能力實現(xiàn)收益
近些年來,越來越多的企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)最大的痛,并不是項目不能按時完成,而是項目成果不能轉(zhuǎn)化。如果項目成果不能轉(zhuǎn)化,就無法實現(xiàn)收益,項目投入就成了沉沒成本,項目仍屬于“失敗”。如果前期規(guī)劃項目的時候,沒有充分考慮收益實現(xiàn)的難度,沒有邀請未來負責(zé)實現(xiàn)收益的部門或團隊參與項目的論證,等項目產(chǎn)品出來后,負責(zé)實現(xiàn)收益的部門不愿意去推動成果轉(zhuǎn)化或沒有能力推動成果轉(zhuǎn)化,就永遠看不到期望的收益。因此,收益能否實現(xiàn)的判斷,應(yīng)該由代表客戶或用戶的部門或團隊來論證,必須征求他們的意見,并邀請他們在前期就參與項目工作。
這時候我們會發(fā)現(xiàn)項目里有三個關(guān)鍵的利益相關(guān)方,即代表項目投資人的項目發(fā)起方、代表項目交付能力的項目實施方和代表項目收益實現(xiàn)的項目成果使用方。項目的收益和價值不是他們中的任何一方能單獨判斷的,必須由三個代表站在各自的角度來共同判斷,并達成共識后,這個項目才是一個真正值得企業(yè)投入的項目。我們把這個過程叫作項目投資的決策支持手段。項目業(yè)務(wù)價值的論證是所有項目的出發(fā)點,而且不能僅僅在項目開始時或項目前期判斷一次,必須要在項目過程中每隔一段時間論證一次,通常會在項目階段評審時進行再次論證。如果項目的價值已經(jīng)不在了或改變了,代表企業(yè)高層的項目管理委員會必須決定項目是否還要繼續(xù)。