我經(jīng)常聽到有剛步入職場(chǎng)的小朋友感嘆工作不易，每天起早貪黑，要忙到大半夜才收工回家。
一天24小時(shí)，有一多半都是在辦公桌前度過的，當(dāng)然，怎么安排時(shí)間，是我們自己的權(quán)利，不過從這件事情上，我倒是覺得我們可以藉此反思一下自己的工作時(shí)間，是怎么分配的？
是有意識(shí)的安排，還是接受別人對(duì)你的安排呢？是一起床就開始打拼，開始當(dāng)救火隊(duì)員，還是有時(shí)間給自己做比較深度的思考和長(zhǎng)期的規(guī)劃呢？
我在新書《幸福的最小行動(dòng)》中有提到，其實(shí)我們每個(gè)人，都會(huì)有自己每日的能量分布狀況，可能你早上比較有精神、下午比較容易犯困，而這樣的狀況每個(gè)人都會(huì)有小小的差異。所以你需要主動(dòng)、有意識(shí)地安排自己每日的工作時(shí)間。
你的待辦事項(xiàng)清單是錯(cuò)的
很多人喜歡給自己列待辦事項(xiàng)清單（To-Do List），也有各種App和軟件號(hào)稱是最厲害、最齊全的終極待辦事項(xiàng)清單。但坦白說，有多少厲害的系統(tǒng)，也就有多少用這些系統(tǒng)還在拖時(shí)間的人。
心理學(xué)家發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我們列下待辦事項(xiàng)時(shí)，這個(gè)動(dòng)作本身會(huì)讓人覺得“我已經(jīng)有了進(jìn)度”，因此會(huì)獲得壓力的紓解和一點(diǎn)成就感。但這個(gè)成就感，也往往會(huì)讓人松懈，反而不會(huì)開始行動(dòng)。所以有些拖延癥患者很會(huì)給自己列待辦事項(xiàng)清單，但一天下來，他們最大的成就，很可能也就是列這個(gè)清單。
另一種狀況，就是當(dāng)待辦事項(xiàng)清單變得太長(zhǎng)，反而會(huì)債多人不愁，對(duì)清單視而不見，或讓人只挑容易完成的項(xiàng)目先做。因?yàn)橐粋€(gè)需要深思的大案子和一個(gè)只需要跑腿的差事同樣都是清單上的項(xiàng)目，做一個(gè)算一個(gè)，當(dāng)然比較容易畫掉的項(xiàng)目會(huì)是較好的選擇。
事不過三法則
出于以上這幾種心態(tài)，你給自己列待辦事項(xiàng)清單時(shí)，需要遵守一個(gè)很重要的法則，那就是：事不過三法則（The Rule of Three）！
“事不過三法則”的意思是：每天要從你的待辦事項(xiàng)清單里，選出三件事，也只有三件事，來優(yōu)先完成。一次不要給自己列超過三件事，而且我建議可以這么分配：
第一件事，可以選擇一件容易完成的事情，例如回一封電子郵件，不是太復(fù)雜，做完就能輕松劃掉，完成第一關(guān)。
第二件事，應(yīng)該是跟未來計(jì)劃有關(guān)的，例如為年底的報(bào)告做一點(diǎn)研究。這件事未必今天就得做完，但每天增加一點(diǎn)進(jìn)度，絕對(duì)有好處。
第三件事，則是做一件今天必須處理完的事情。
為什么建議這樣安排呢？首先，意志力就像是肌肉，我們的內(nèi)心也需要暖身。當(dāng)你在健身時(shí)，如果一開始就做強(qiáng)度最大的訓(xùn)練，肌肉很可能會(huì)因此受傷，而且效率也不會(huì)太高。先完成一個(gè)中低難度的項(xiàng)目，讓自己暖身，循序漸進(jìn)。
再來，有一種心理現(xiàn)象叫“蔡格尼克效應(yīng)”（Zeigarnik Effect），指的是我們對(duì)未完成的事情總是念念不忘，甚至比起已完成的事更容易被記起。換句話來說，每一件被拖延的事情，其實(shí)都會(huì)懸在心里，造成內(nèi)在的壓力。所以，從比較輕松就能夠完成的第一件事開始，得到一點(diǎn)成就感，同時(shí)能降低壓力，推動(dòng)我們繼續(xù)往前。接下來，我們就可以把這個(gè)持續(xù)的動(dòng)力放在“需要完成，但不是最急迫”的事情上，因?yàn)檫@是平常最容易被拖延的。等你有了一些進(jìn)度后，再來處理“今天必須完成”的急迫事項(xiàng)。
但你問：“我今天必須完成的事好多喔！可不可以先把最急的事情做完，再來做其他的？”當(dāng)然，這是你的生活，本來就可以自己做決定。但也試想：正因?yàn)樵静患逼鹊氖虑楸煌系搅俗詈笠豢?，所以才成為今天的急迫事件，不是嗎？既然這樣，為何不從今天就開始改變呢？是否可以做一些取舍，把一些事項(xiàng)交代給別人呢？
利用“事不過三法則”的好處，是讓你在眾多雜事的清單中，做出選擇和取舍，找出事情的優(yōu)先級(jí)，也不要讓自己被一個(gè)過長(zhǎng)的清單壓倒。你也可以在每天睡前先列出第二天要做的三件事，這也就減少了早晨思考與做決定的時(shí)間，加快你開始工作的效率。
避免“一心多用”
很多職場(chǎng)人士會(huì)覺得一心多用很厲害，能同時(shí)開好幾個(gè)視窗，在不同事項(xiàng)之間迅速跳躍處理，有威風(fēng)的操控感。
但研究顯示，一心多用并不會(huì)讓你更有效率，因?yàn)槠鋵?shí)我們并不是在同時(shí)處理好幾件事，而是不斷地在幾件事之間做注意力的切換。腦部掃描顯示每當(dāng)我們要切換注意的事項(xiàng)時(shí)，至少會(huì)動(dòng)用到四個(gè)大腦部位：前額葉皮質(zhì)轉(zhuǎn)移聚焦注意力，并選擇要執(zhí)行的任務(wù)，后頂葉負(fù)責(zé)切換每個(gè)任務(wù)的規(guī)則，前扣帶回檢查錯(cuò)誤，運(yùn)動(dòng)前皮質(zhì)協(xié)調(diào)身體動(dòng)作的改變。這一切都能在1/10秒內(nèi)完成（真的要給自己的大腦拍拍手），但一天下來若不斷地來回切換，可能會(huì)讓你損失40%的工作效率！
所以，拜托不要再一心多用了！這樣反而更容易加重拖延癥。
番茄鐘工作法
我建議你可以試試看“番茄鐘工作法”。這是一個(gè)意大利人弗朗西斯科·奇里洛發(fā)明的。為什么叫番茄鐘，不是因?yàn)橐獯罄藧鄢苑?，而是因?yàn)樗l(fā)明這個(gè)工作法的時(shí)候，用的剛好是一個(gè)番茄形狀的計(jì)時(shí)鐘。其實(shí)你什么鐘都可以用，一般烹飪用的廚房計(jì)時(shí)鐘最好，若沒有，手機(jī)的計(jì)時(shí)功能也行。
番茄鐘工作法很簡(jiǎn)單：首先，請(qǐng)先給自己設(shè)一個(gè)25分鐘后會(huì)響的鬧鐘。然后，就開始專心工作，一次只專注做一件事，并把所有的聊天信息、電子郵件和不相關(guān)的視窗都關(guān)掉。
25分鐘后鬧鐘響起，就站起來動(dòng)一動(dòng)，休息5分鐘。這個(gè)方法的重點(diǎn)在此：當(dāng)你工作的時(shí)候，一定要專心，休息的時(shí)候，也一定要休息。你可以出去走走，找同事聊天、聽首歌，任何事情都可以，但一定要讓自己離開工作狀態(tài)。
25分鐘工作、5分鐘休息，重復(fù)4到5個(gè)回合，然后再給自己長(zhǎng)一點(diǎn)的15分鐘休息時(shí)間，就這么簡(jiǎn)單！不過我發(fā)現(xiàn)它實(shí)在很有效，因?yàn)楫?dāng)你有了很明確的時(shí)間限制，而且又有固定的休息時(shí)，更容易集中精神，達(dá)成高效率，也更能幫你抵抗分心的誘惑。
雖說老天爺給每個(gè)人都一樣，一天24小時(shí)，但我們體驗(yàn)時(shí)間的過去，卻是一件非常主觀的過程。
近年來，我的時(shí)間管理態(tài)度，從之前的“抓緊時(shí)間”，演變成現(xiàn)在的“操控時(shí)間”。
差別就在于，我以前會(huì)把每小時(shí)都當(dāng)作一樣的單位來看待，設(shè)法塞得滿滿的，但現(xiàn)在我知道“時(shí)間感”是必須有松緊調(diào)配的，有時(shí)候你需要讓時(shí)間慢下來，才能在必要的時(shí)候讓時(shí)間加速。
學(xué)會(huì)管理時(shí)間，你會(huì)更容易進(jìn)入“心流”的狀態(tài)，會(huì)在忘我沉浸的狀態(tài)中，高效執(zhí)行好自己的待辦事項(xiàng)，從而讓自己的工作狀態(tài)換個(gè)新模樣。
