會議發(fā)言是一項令很多人恐懼的活動， 尤其對于不善言辭、內(nèi)向的人而言，更是如此。我自己就是一個非常內(nèi)向的人， 在寫專欄的很長一段時間里，我也很少說話：不愿意講話，不會講話，不擅長講話。由此產(chǎn)生的后果是惡性循環(huán)： 因為不擅長講話， 變得更不愿意講話。 每一次講話都覺得非常消耗能量。

如何做好開會發(fā)言這件事情， 有不少經(jīng)驗和心得與大家分享。
10分鐘的發(fā)言，花至少1小時去準(zhǔn)備。

在會議發(fā)言之前， 要做好準(zhǔn)備工作 。就像一篇3000多字的文章，我単純用來寫的時間可能只需要花2個多小時； 但是前期準(zhǔn)備需要6-8小時， 這還不包括日常儲備和積累？。這也同寫作中：1000字的輸出，需要10萬字的輸入，道理是一樣的。段會議發(fā)言，某種程度上其實是一場小小的演講。演講用時越短，并不意味著準(zhǔn)備時間也越短。

TED掌門人克里斯·安德森在《演講的力量》中講過一個案例：有一次，伍德羅·威爾遜總統(tǒng)被問及他準(zhǔn)備次演講需要花多長時間，他的回答是這取決于演講的長度。如果是一個10分鐘的演講，那我需要兩周的時間準(zhǔn)備；如果是半個小時的演講，我需要一周的時間準(zhǔn)時間準(zhǔn)備；如果我能講多長時間就講多長時間，那我就不需要做任何準(zhǔn)備，馬上就可以開始。當(dāng)然了，總統(tǒng)勝選演講和一個日常工作會議的重要程度是完全不一樣的，但是如果你能帶著每一次發(fā)言都是一次重要演講的思維方式去準(zhǔn)備每一次會議發(fā)言，相信你的發(fā)言一定很快能在會議中脫穎而出。

在特勞特的《人生定位》中，特勞特也建議讀者說：「如果你什么都不會，不知道學(xué)什么，那就去學(xué)演講。不要以為演講是少數(shù)人的專屬技能。在職場上，你所有的發(fā)言機(jī)會，都是一場演講。演講大概是與寫作一樣，在你職場生涯中最重要的一項技能。請原諒我花了不少篇幅和大家介紹會議發(fā)言的重要性—正是因為太多人不重視會議發(fā)言，所以才讓我們的會議冗長、無趣且浪費時間，如果每個人都帶著「10分鐘的發(fā)言，至少花1小時甚至10小時的時間」這樣的心態(tài)去準(zhǔn)備，我們開的每一個會都會極其高效而有價值。
說了這么多準(zhǔn)備工作的重要性，那么我們應(yīng)該怎樣去準(zhǔn)備一場會議發(fā)言？

1.搞清楚自己需要發(fā)言多長時間？
10分鐘的發(fā)言內(nèi)容，大概是2400字左右重要的發(fā)言，你可以提前寫逐字稿；不那么重要的發(fā)言，可以寫下要點，然后現(xiàn)場發(fā)揮。但是你要對10分鐘能講多少字的內(nèi)容，做到心中有數(shù)。說來慚愧，如果不是給大家準(zhǔn)備職場寫作課，很長一段時間內(nèi)，我自己也不太清楚10分鐘能講多少內(nèi)容，因為絕大多數(shù)情況下，我都是提前寫好提綱，再現(xiàn)場發(fā)揮。

2.明確會議目的，或者提前了解會議的目標(biāo)是什么？
參加會議之前，你要明確自己想要什么結(jié)果？如果不明確這一點，你的發(fā)言僅僅是傳遞信息，或者更糟糕的是，你只是將自己知道的所有事情拋給聽眾，而不顧對方是否接受。開會之前，把你希望得到的結(jié)果把它寫下來，答案越明確，你成功的可能性越大如何檢驗?zāi)愕哪康氖欠駥崿F(xiàn)？取決于他人的行為。比如，發(fā)言完畢，老板批準(zhǔn)了你的項目講話完畢，大明決定加入你的團(tuán)隊；演示完畢客戶下單你的開會可能只是一個小目標(biāo)，比如項目進(jìn)度出現(xiàn)問題，你為自己爭取到一周的時間；你需要其它部門的人給你幫助，其它部門領(lǐng)導(dǎo)給了配了一個人手花一周的時間來支持你的項目。

3.弄清楚聽眾是誰，他們專業(yè)水平如何？
要了解聽眾的背景和專業(yè)水平，如果是專業(yè)技術(shù)人員，可以使用專業(yè)術(shù)語，如果不是，盡量使用大家能理解和聽懂的語言。以我的寫作課為例，我的寫作課可以面向創(chuàng)業(yè)公司CEO、企業(yè)中高管、職場新人大學(xué)生、全職媽媽；也可以面向特定職業(yè)人群，比如HR、市場公關(guān)、專業(yè)服務(wù)人員(律師、醫(yī)生、咨詢師)、銷售、商務(wù)。

做完準(zhǔn)備工作，下面是會議發(fā)言的核心內(nèi)容
1.標(biāo)題要清晰明確，通過一個短語和一個句子將要點傳遞出去提前思考如何把自己發(fā)言中的要點更清晰地傳遞給聽眾。這是提煉和總結(jié)能力。直接把觀點提煉成出來，這樣受眾都能記得住。有一種寫作方法叫金字塔結(jié)構(gòu)，意思是你把最重要的內(nèi)容寫在前面。千萬不要藏著掖著把精華放到最后，沒有人會有耐心聽到最后。

2.開頭要把最精彩的內(nèi)容拋出來。大家如果看綜藝節(jié)目或者電視訪談就會發(fā)現(xiàn)，一個45分鐘的節(jié)目，會切成3段或者4段，節(jié)目開頭有幾十秒的內(nèi)容精華，例如：小S坐到馬英九大腿上，原因是什么？周杰上《吐槽大會》做了他最經(jīng)典的大鼻孔表情，林志玲在《奇葩說》錄制中途轉(zhuǎn)身離開，主持人對她做了什么？我現(xiàn)在越來越喜歡看綜藝節(jié)目和騰訊新聞客戶端上的社會新聞，每次看都在想片頭這么剪才會吸引人一直看，標(biāo)題這么寫，大家才會點進(jìn)來。只有把最精彩的內(nèi)容在從一開始拋出來，才能吸引別人聽到最后。在新聞界，這樣的開頭叫做「導(dǎo)語」或者是「引子」。所有記者們都明白：很少有讀者會把一條新問從頭到尾讀完，一開頭就要拋出最精彩的內(nèi)容。
3.把內(nèi)容做一個概述在開頭，把你發(fā)言的內(nèi)容做一個概述，包括發(fā)言時長、你的目的以及是否有提問在《高效演講：斯坦福最受歡迎的溝通課》里，這樣的元素被稱為「路線圖」。想象一下，你正開車行駛在旅途上，為了讓你的乘客滿意，你需要告訴他們目的地在哪里，你們將走哪條路線，已經(jīng)到達(dá)目的地將需要多長時間。相應(yīng)地，你在發(fā)言中的路線圖也應(yīng)該講清楚這幾件事情1)告訴大家你的發(fā)言時長及安排。我將用10分鐘時間給大家介紹這個背景，然后我們有10分鐘時間進(jìn)行自由討論，如果我講的過程中你們有任何問題，可以隨時打斷2)你的內(nèi)容梗概。喬布斯在斯坦福大學(xué)的演講在一開頭，他就說：「今天我想給大家講三個我自己的故事。不講別的，也不講大道理，就講三個故事?！狗浅闼?，簡單，但也讓清楚明了。聽眾一聽就知道，今天可以聽他講三個故事3)設(shè)定互動規(guī)則。在發(fā)言的過程中，你是否想讓大家提問？還是講完再提問或者討論？如果你不提前講清楚，很有可能會發(fā)生集中情況：沒人問你問題；你的講話經(jīng)常被打斷。這是你的發(fā)言，你要掌控形勢。

4.傳遞你的感受、情緒
調(diào)動自身情緒，傳遞感受是很重要的。

5.避免信息量過大
一次發(fā)言，盡量聚焦一個話題大家發(fā)現(xiàn)沒有，無論你寫一篇文章、一條假期通知、一封郵件還是做一次會議發(fā)言，一定要聚焦，這樣才能防止你拉拉雜雜扯一大堆，最后聽眾什么都沒接收到，偏離了你的發(fā)言目的。在這里，有必要引入「信息傳遞率」的概念，這是我自己琢磨出來的一個概念。所謂信息傳遞率是：你講了10分鐘，有8分鐘的內(nèi)容被別人聽進(jìn)去了，那說明你的信息傳遞率是80%；如果你講了10分鐘，只有1分鐘的內(nèi)容被別人聽進(jìn)去了，那說明你的信息傳遞率只有10%。在現(xiàn)實生活中，如果你去觀察日常生活的話，絕大部分人的「信息傳遞率」都非常低。

6.少談“我”，多談“你”和“你們”