機關(guān)公文寫作必備常識

　　在機關(guān)辦公室工作，公文寫作是非常吃香的必備技能。能寫得一手好文章，必將受到領(lǐng)導青睞，有一天能做到"文不加點"，離領(lǐng)導也就不遠了。

　　能寫得一手好文章，甚至成為機關(guān)的"筆桿子"，無論怎樣都是一件值得慶幸的事情。雖然這樣很辛苦，但確實是使自己成為"不可或缺"的人物的好辦法。

　　在目前機關(guān)當中，需要量最大而又最缺少的人才就是"筆桿子"。整體而言，中國的政府官員無論級別多么高，在文化素質(zhì)上都是有欠缺的。新一代年輕官員現(xiàn)有的文化起點往往比一些領(lǐng)導的文化終點還要高。這是一個可以大加發(fā)揮的整體性的優(yōu)勢。上一代人當中真正能寫點東西，一般都是原來做老師或者部隊專業(yè)的。他們最初的起點很低，大都在后來的工作當中磨練出來了。而年輕的從政者則不同，他們大都受到了正規(guī)的高等教育，"舞文弄墨"是行家里手。

　　當然，文化素質(zhì)高僅是文字能力強的一個基礎(chǔ)，要練就一筆絕活兒，還是需要在現(xiàn)實中磨練的。我們看到許多高學歷的人甚至許多碩士、博士，手上的功夫都不怎么的，令人跌破眼鏡的人大有人在。也正是從這些事情上，我們的一些領(lǐng)導特別是學歷不高而又練就了一手好文章的人，對"年輕人"、"高學歷"不怎么看得上眼。事實也許正是這樣，"高學歷"確實無法天然證明自己的價值和優(yōu)勢，尤其是在機關(guān)。表現(xiàn)出較強的文字能力便是年輕人證明自身價值、贏取位置主動的第一個考驗。

　　文字能力的提高，是需要有一個長期積累的過程的。特別是它不是一個單純的表達的問題，而是和寫作者思想深度、思維能力、素材儲備等方面直接相關(guān)的。我們很難說，一個沒有思想、沒有頭腦的人會寫出好的公文來。所以，勤于思考、善于思考乃是寫好文章的前提。當然這種思考不是漫無目的的，而主要是就一件事情的分析能力和解決能力。有了良好的思考能力和邏輯能力，接下來就是要熟悉公文的特點、結(jié)構(gòu)和語言風格。公文有著政治性、嚴密性、嚴肅性等特點，不能任意發(fā)揮。所有這些，都可以從對以前公文的學習、揣摩和模仿開始。模仿永遠是學習的"入口"和途徑。這里有兩點體會可以與大家分享。

　　首先，要找準位置感，自覺站到領(lǐng)導的高度。位置感在機關(guān)當中十分重要，對于公文寫作來說也是非常關(guān)鍵。公文不是自己的感想文章或者文學創(chuàng)作，所以，不能意氣用事，至少在形式上不能成為宣泄或者表達自己的情緒的陣地。要永遠記住公文寫作不代表我們自己，它代表著領(lǐng)導或者組織，所以，我們在思考問題和表達敘述當中，都要主動占在領(lǐng)導或者組織的位置上。這篇公文是對上的還是對下的或者平級單位之間的，要首先弄清楚并貫徹在文章的始終。怎樣才能占在領(lǐng)導或者組織的角度來思考問題和寫作公文呢？必須注意對領(lǐng)導講話和領(lǐng)導意圖的領(lǐng)會。有人深有體會地說，"我們不是領(lǐng)導，但卻不能不站在領(lǐng)導的位置上關(guān)注領(lǐng)導關(guān)注的問題、考慮領(lǐng)導考慮的問題"。事情確是如此。我們要寫好公文，對領(lǐng)導的思路、想法甚至風格都是認真琢磨的。這種積累主要在平時生活當中。你要特別留意領(lǐng)導的每次講話和表態(tài)，有時候可能只是三言兩語，但你卻可以體會到他的態(tài)度和想法。這種"跟隨"是非常有益的，不但可以鍛煉我們思考問題和解決問題的能力，也可以實現(xiàn)我們與領(lǐng)導之間的密切交流。

　　其次，要注意掌握規(guī)律，確保公文能夠過關(guān)。目前，政府公文、領(lǐng)導講話無論從數(shù)量還是從質(zhì)量上都受到了眾多的批評，說得最多的就是"文山會海"。這個問題早在毛主席在延安的時候就講過了，但看起來一時半會兒還改變不了。年輕的我們自然承擔著改善文風的重任，但首要的還是要習慣和善于按照公文的現(xiàn)有樣式進行寫作。寫得多了大家就可以發(fā)現(xiàn)，其中的許多規(guī)律是可以把握的。比如，為部署一項工作而行的公文，大致要解決這么三個問題：重要性和緊迫性--操作性--組織領(lǐng)導。公文第一部分就是要說明我們?yōu)槭裁匆渴疬@項工作，理由從三個方面去找：形勢和背景，現(xiàn)在存在的問題，不這樣做的話會有什么嚴重后果。操作性是公文第二部分要解決的問題，主要說明組織上對這項工作有什么具體部署和要求，讓公文接收單位或者臺下參加會議的人怎樣去做。第三部分強調(diào)要加強組織領(lǐng)導，確保這項工作落到實處。再比如，工作計劃和工作總結(jié)的區(qū)別。計劃要列出幾個具體方面，要很干凈，具有可行性和可操作性，不要寫太滿，不要寫太具體，為實際工作留下余地。否則完不成，還不就給人留下話柄了嘛。工作總結(jié)和工作匯報，則要求照顧到方方面面，特別是工作的完成不要全攬到自己的身上，否則就會有人不舒服。在寫作當中要詳細一些，點面結(jié)合，對一些"出彩"的事情甚至可以潑墨描述，以加深別人的印象。文無定法，但不同的目的決定不同的文章內(nèi)容和形式。這些規(guī)律性的東西，都是要在現(xiàn)實工作當中去仔細摸索、不斷提高的。特別要注意把自己和別人寫的東西都儲存下來，不斷積累觀點和素材。很多時候，我們都會寫目的、內(nèi)容和形式差不多的東西，只要綜合以前的東西，加上新的形勢要求、再改進一下形式就可以。按照以上的辦法去做，不能保證使公文多漂亮，但至少可以過關(guān)。

　　有種說法是"天下文章一大抄"，說這話的時候，大都是批評文章的無創(chuàng)造性、呆板或者重復。公文更是給人以這種"抄來抄去"的不妙感受。這種事情看怎么說法。公文的特點畢竟首要的是它的政治性，講求的是下對上的傳達、貫徹和執(zhí)行。這種下對上保持"一致性"的要求，使得公文中的"全國通用糧票"很多。其實，很多講話或者層層發(fā)的文件，為什么給人以"抄來抄去"的感覺呢，就是因為它實質(zhì)上承擔的是傳達貫徹的任務(wù)。在"傳達"方面，現(xiàn)在傳達、傳播信息的渠道太多了，人們早就知道的事情，你又來個文件，可不就顯得多余唄。在"貫徹"方面，講求的是"結(jié)合實際"，但很顯然這個"結(jié)合"是非常困難的。客觀上就很難，如果再加上主觀上的不努力，根本就起不到什么"貫徹"的作用。所以，通常大家的處理就是在"抄"來上級文件精神之后綴上一句"請結(jié)合實際貫徹執(zhí)行"。這樣做，等于層層傳達了，但卻層層推卸了貫徹的責任。最后，鉆進了"以文件貫徹文件，以會議貫徹會議"的怪圈。

　　我們可以為改善這種狀況作出自己的努力嗎？答案是肯定的但又是充滿艱難的。原因還是在于公文代表的是領(lǐng)導和組織的態(tài)度，而不是我們個人的隨意發(fā)揮。這個涉及到領(lǐng)導和組織是否有貫徹落實上級要求的"誠意"。這個"誠意"很重要，如果有這種"誠意"而不是做形式和表面文章，我們自然就可以結(jié)合自己的實際提出貫徹落實的措施，從而使公文呈現(xiàn)出個性化的特征。所以，作為執(zhí)筆者來說，在起草公文的時候，能夠理解到領(lǐng)導和組織的真正態(tài)度，就可以按照兩個方向來寫。一是表態(tài)性質(zhì)的，表明領(lǐng)導和本級組織的態(tài)度，過得去就行了，反正執(zhí)行不執(zhí)行也沒人管，過去就過去了。這類公文大都把事情提得很高，說得很懸，看起來挺嚇人的，其實，沒什么實質(zhì)內(nèi)容。二是真心實意要抓的，這樣的文章就要下力氣進行研究，特別要考慮到有什么新的舉措，考慮到可行性和可操作性。一般來說，文件起草者處于整個工作的基礎(chǔ)性地位，是可以順車塞進一些自己的建議和主張的。因為常常是領(lǐng)導都沒完全想好事情應該怎么辦，就讓人起草文件了。這里邊你塞進一些東西，只要不是特別"個色"，很多時候是可以被領(lǐng)導接受的。這實質(zhì)上起到了參謀的作用，也發(fā)揮了起草者的創(chuàng)造性。起草人可以從中體會到"當點兒家"的美妙感受。

　　年輕人起草文件，遇到的最頭痛的一件事情就是"修改"，不停地被領(lǐng)導"修改"。有時候你覺得自己寫得挺好的，對不起，領(lǐng)導不把你的文章改得面目全非不算完。如果你對領(lǐng)導的對文章的修改有什么情緒的話，對不起，領(lǐng)導可能要轉(zhuǎn)過頭來"修理你"。文章被人修改是一件非常令人郁悶的事情，但沒辦法，你必須接受這個事實，無論你多么不情愿。

　　在機關(guān)，文章被修改常常不是文章這個事情本身。哪怕一個字都可能被人無限夸大、上綱上線。所以，你不能只看到文章本身的對與錯，也不要天真地認為是你和領(lǐng)導的"文字風格"不一樣，等等。要知道，這遠遠不是一個遣詞造句的問題，不是一個文字風格的問題。領(lǐng)導完全可能通過文章修改這件事來判斷你的性格，感受你對他的態(tài)度，顯示自己的權(quán)威，實施他對你的領(lǐng)導，獲得一種心理上的優(yōu)越感和快感。這樣問題就嚴重了，你必須倍加小心。無論你多么有才華，都不宜與領(lǐng)導爭一詞一句之短長。領(lǐng)導要改，要改了再改，要先改成這樣再改回原樣，要反復地改，無休止地改，怎么辦？你必須執(zhí)行。特別是在你的文字能力沒有得到領(lǐng)導高度信任和同事普遍公認之前，你必須堅決按照領(lǐng)導的要求去改。這一方面可以表明你謙遜的態(tài)度并和領(lǐng)導和同事建立良好的互動關(guān)系，另一方面你也有機會修正自己的錯誤從而提高自己。很多時候，你不得不承認是自己考慮不周全，即使你自認為已經(jīng)很完美了，你還有提高的余地。所以，對文章修改這件事情，萬萬不可小覷，就當在反復的磨練中磨礪自己吧。不但磨礪文字水平，更磨礪你無棱無角的性格。

　　古人在寫文章上曾經(jīng)追求一種境界，叫"文不加點"。就是說自己的文章寫得非常完美，無需別人修改。這種境界我們盡管可以在機關(guān)中去追求，但是在我們自己成為領(lǐng)導之前，恐怕是難以做到了。